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5 Passos Importantes para Migrar do Excel para o Access
Caro leitor! Neste artigo trago os 5 Passos Importantes para Migrar do Excel para o Access.
Trata-se de um assunto muito polêmico, pois quem nunca teve que fazer esta migração costuma se confundir. Até mesmo quando se deseja criar uma aplicação partindo do Excel….Aí é que mora o perigo!
Já vi muitos se frustrarem nesta etapa.
O grande detalhe, que muitos usuários desconhecem, é que o processo de construção de uma planilha Excel é totalmente diferente de um banco de dados.
Quando falamos em Banco de Dados, estamos nos referindo a Modelagem de Dados.
Para você ter uma noção, todo Banco de Dados Relacional, como o Access, precisa seguir uma metodologia de construção. Nessa metodologia, você aprende os conceitos básicos de modelagem de dados para ter condições de normalizar o seu banco de dados.
Quando falamos em Normalizar, estamos nos referindo a ausência de anomalias que o seu banco de dados poderá ter, caso não seja normalizado.
Mas vamos as dicas do nosso artigo…
1º Levantamento dos Requisitos
O objetivo desta 1ª etapa é entender quais são as regras do seu negócio. Isto é importante para que você possa estar mais próximo da sua realidade.
Normalmente isto é difícil de representar quando usamos o Excel, já que planilhas eletrônicas não geram relacionamentos
A ideia é que nesta etapa, você que será responsável por esta implementação, converse com as pessoas envolvidas no negócio, para que o seu banco de dados se torne um Raio X da sua ideia.
Vídeo Aula: 5 Passos Importantes para Migrar do Excel para o Access
2º Preparação do Modelo Físico do Banco de Dados no Access
Nesta etapa entramos de cabeça no processo de modelagem.
Depois de levantar os requisitos necessários, você deverá começar a rascunhar o seu banco de dados.
E por que o levantamento de requisitos é importante?
É justamente nesta etapa que você já começa a identificar quais serão as suas entidades e os seus relacionamentos. É nesta fase que você começa a ter um escopo do seu banco de dados.
Logicamente isso será ajustado a medida que você penetrar nas regras do negócio.
Você faz o esboço do seu banco, cria o modelo Entidade-Relacionamento e finaliza com o modelo físico. Ao fim desta etapa você terá as suas tabelas já criadas, os domínios dos campos já definidos e os relacionamentos já implementados.
É hora de prepararmos o Excel!
3º Preparação da Base no Excel
Nesta etapa você irá preparar a sua base de dados, para que seja compatível com o seu novo banco de dados criado no Access.
Nesta etapa você vai eliminar os Atributos Compostos ou Multivalorados que houverem no Excel.
Um exemplo típico de um atributo composto é o Endereço. Ele é um tipo de atributo que é o resultado de uma combinação de outros atributos, tais como: Logradouro, Bairro, Complemento, CEP. A ideia é desmembrar cada campo desse para que o seu banco de dados esteja preparado.
Outro detalhe importante são os atributos multivalorado. Já cansei de ver planilhas, cujo o campo Telefone, possui mais de uma informação na mesma célula. Isso é fato, uma vez que um indivíduo pode ter mais de um telefone: contato, fixo, celular, etc….
Isso foi apenas um exemplo do que poderá ser encontrado nesta etapa. Vai depender simplesmente do negócio que você esteja implementando.
Se você conseguir eliminar este 2 tipos de atributos, você estará caminhando para o lugar certo!
4º Ajuste das Bases no Excel
Nesta fase você vai descer todas as tabelas que foram implementadas no Access para que os dados seja ajustados no novo modelo e você não perca nenhum tipo de informação importante.
Esta é uma etapa braçal mesmo.
A ideia é colocar as informações de acordo com cada coluna da tabela.
O mais importante neste processo de ajustamento são os relacionamentos. Por este motivo é importante não usar o campo AUTONUMERAÇÃO no Access. Como estes relacionamento serão feitos manualmente (digo isto porque você terá que criar no Excel os valores da PK e apontar na FK para gerar esta relação).
Se você deixar as PK no Access como AUTONUMERAÇÃO, pode ser que venha dar algum problema. A saída é criar estes valores de PK no VBA.
5º Importar as Bases para o Access
Neste último passo, quando tudo já estiver pronto no Excel, basta importar para o Access, tabela por tabela,
Já estou partindo do pressuposto que o seu Front End já esteja concluído com os seus formulários, os seus códigos de VBA (se existirem), suas macros e relatórios todos prontos.
Concluindo esta etapa, o seu processo já estará finalizado.
O que eu gostaria de ressaltar que isso vai depender e muito da complexidade do seu projeto. Já vi muitos projetos grandes serem executados desta forma e todos com sucesso.
Espero que eu tenha esclarecido o leitor ou a leitora e lembre: Se você estiver pensando em sair do Excel para o Access, não deixe de vir até aqui novamente. Tenho certeza que será de grande valia para o seu resultado.
Um forte abraço!
Aldir Oliveira
