5 Passos Importantes para Migrar do Excel para o Access
Caro leitor! Neste artigo trago os 5 Passos Importantes para Migrar do Excel para o Access.
Trata-se de um assunto muito polêmico, pois quem nunca teve que fazer esta migração costuma se confundir. Até mesmo quando se deseja criar uma aplicação partindo do Excel….Aí é que mora o perigo!
Já vi muitos se frustrarem nesta etapa.
O grande detalhe, que muitos usuários desconhecem, é que o processo de construção de uma planilha Excel é totalmente diferente de um banco de dados.
Quando falamos em Banco de Dados, estamos nos referindo a Modelagem de Dados. Assunto este que faz parte do 1º Módulo do meu Curso de VBA do Básico ao Avançado (clique no banner abaixo).
Para você ter uma noção, todo Banco de Dados Relacional, como o Access, precisa seguir uma metodologia de construção. Nessa metodologia, você aprende os conceitos básicos de modelagem de dados para ter condições de normalizar o seu banco de dados.
Quando falamos em Normalizar, estamos nos referindo a ausência de anomalias que o seu banco de dados poderá ter, caso não seja normalizado.
Mas vamos as dicas do nosso artigo…
1º Levantamento dos Requisitos
O objetivo desta 1ª etapa é entender quais são as regras do seu negócio. Isto é importante para que você possa estar mais próximo da sua realidade.
Normalmente isto é difícil de representar quando usamos o Excel, já que planilhas eletrônicas não geram relacionamentos
A ideia é que nesta etapa, você que será responsável por esta implementação, converse com as pessoas envolvidas no negócio, para que o seu banco de dados se torne um Raio X da sua ideia.
Vídeo Aula: 5 Passos Importantes para Migrar do Excel para o Access
2º Preparação do Modelo Físico do Banco de Dados no Access
Nesta etapa entramos de cabeça no processo de modelagem.
Depois de levantar os requisitos necessários, você deverá começar a rascunhar o seu banco de dados.
E por que o levantamento de requisitos é importante?
É justamente nesta etapa que você já começa a identificar quais serão as suas entidades e os seus relacionamentos. É nesta fase que você começa a ter um escopo do seu banco de dados.
Logicamente isso será ajustado a medida que você penetrar nas regras do negócio.
Você faz o esboço do seu banco, cria o modelo Entidade-Relacionamento e finaliza com o modelo físico. Ao fim desta etapa você terá as suas tabelas já criadas, os domínios dos campos já definidos e os relacionamentos já implementados.
É hora de prepararmos o Excel!
3º Preparação da Base no Excel
Nesta etapa você irá preparar a sua base de dados, para que seja compatível com o seu novo banco de dados criado no Access.
Nesta etapa você vai eliminar os Atributos Compostos ou Multivalorados que houverem no Excel.
Um exemplo típico de um atributo composto é o Endereço. Ele é um tipo de atributo que é o resultado de uma combinação de outros atributos, tais como: Logradouro, Bairro, Complemento, CEP. A ideia é desmembrar cada campo desse para que o seu banco de dados esteja preparado.
Outro detalhe importante são os atributos multivalorado. Já cansei de ver planilhas, cujo o campo Telefone, possui mais de uma informação na mesma célula. Isso é fato, uma vez que um indivíduo pode ter mais de um telefone: contato, fixo, celular, etc….
Isso foi apenas um exemplo do que poderá ser encontrado nesta etapa. Vai depender simplesmente do negócio que você esteja implementando.
Se você conseguir eliminar este 2 tipos de atributos, você estará caminhando para o lugar certo!
4º Ajuste das Bases no Excel
Nesta fase você vai descer todas as tabelas que foram implementadas no Access para que os dados seja ajustados no novo modelo e você não perca nenhum tipo de informação importante.
Esta é uma etapa braçal mesmo.
A ideia é colocar as informações de acordo com cada coluna da tabela.
O mais importante neste processo de ajustamento são os relacionamentos. Por este motivo é importante não usar o campo AUTONUMERAÇÃO no Access. Como estes relacionamento serão feitos manualmente (digo isto porque você terá que criar no Excel os valores da PK e apontar na FK para gerar esta relação).
Se você deixar as PK no Access como AUTONUMERAÇÃO, pode ser que venha dar algum problema. A saída é criar estes valores de PK no VBA.
5º Importar as Bases para o Access
Neste último passo, quando tudo já estiver pronto no Excel, basta importar para o Access, tabela por tabela,
Já estou partindo do pressuposto que o seu Front End já esteja concluído com os seus formulários, os seus códigos de VBA (se existirem), suas macros e relatórios todos prontos.
Concluindo esta etapa, o seu processo já estará finalizado.
O que eu gostaria de ressaltar que isso vai depender e muito da complexidade do seu projeto. Já vi muitos projetos grandes serem executados desta forma e todos com sucesso.
Espero que eu tenha esclarecido o leitor ou a leitora e lembre: Se você estiver pensando em sair do Excel para o Access, não deixe de vir até aqui novamente. Tenho certeza que será de grande valia para o seu resultado.
Um forte abraço!
Aldir Oliveira
